Klachten kunnen schriftelijk gemeld worden of per e-mail of via een persoonlijk gesprek met de ombudsvrouw.
Klachten betreffende de factuur dienen te gebeuren uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de factuur (schriftelijk of via e-mail met vermelding van factuurnummer en klacht).
Alle klachten worden discreet besproken waarbij de ombudsdienst adviserend en bemiddelend tracht op te treden. De indiener van de klacht krijgt onmiddellijk een ontvangstmelding en wordt binnen de maand na melding van de klacht op de hoogte gebracht van het gevolg dat al dan niet aan zijn klacht wordt gegeven.